Het nieuwe werken: een goed gekozen combinatie van online en on-site

Corona bracht vanaf vorig jaar maart thuis werken met zich mee en digitaal overleg werd tot norm verheven. Over de invloed en gevolgen hiervan stonden we de eerste woensdag van juli stil met het Management Team van Spectades.

We herkennen het denk ik allemaal: Bij de invoering van de overheidsmaatregelen voor de pandemie was de eerste reactie in het bedrijfsleven onzekerheid of zelfs angst. Het was niet te overzien wat de gevolgen waren van de pandemie en de daarvoor nodige maatregelen en de vraag hoelang dat zou gaan duren en wat de economische gevolgen zouden zijn hield iedereen bezig. Verder viel direct op dat een groot aantal bedrijven en organisaties niet waren ingericht om online of remote te werken. De oorzaak hiervan was dat zij, vaak om veiligheids-/beveiligingsredenen niet met Teams of Zoom konden of mochten werken.

Online werken en concentratie & focus

Na die stroeve start werd dat laatste opgelost en vrij snel daarna ging ook de rem voor en bij projecten er af. Maar ook bij Spectades liep men vrij snel tegen de beperkingen aan van online werken. Vooral bij online trainingen en testsituaties voor en bij klanten bleek het lastig om bij deelnemers en trainers van negen tot vijf de concentratie vast te houden en gefocust te blijven. Vooral het gebrek aan directe face-to-face interactie om deelnemers actief te betrekken en aan te spreken bleek een grote beperking.

De plus van thuis werken

Verder ervaarde men binnen Spectades met vele anderen dat het ook heerlijk is om thuis te werken. In vergelijk met het werken in een kantoortuin of bij een klant was het een prettige ervaring dat je veel minder aangesproken wordt of op andere manier ‘van je werk wordt gehouden’ . Zo bleek dat je thuis zeer geconcentreerd kunt werken zonder afgeleid te worden. Wat ondanks de situatie nu nog steeds wordt gemist is het directe persoonlijke contact met de klant en even een lekker (sociaal) praatje met een collega of klant. “Er gaat niets boven even lekker live bijkletsen, zowel met een klant als met een collega”, aldus Technisch Manager Ron Wagner.

Nieuwe ‘digitale’ klanten

Na de onzekerheid van de start van de pandemie ging het werk inclusief de acquisitie weer door. Het gekke daarbij is dat nieuwe klanten ‘digitaal’ klant werden. Zo kreeg je de vreemde situatie dat je de nieuwe klant nog nooit in levenden lijve hebt gezien, maar alleen via het scherm. Sales-verantwoordelijke Mark Jansen daarover: “Digitaal werken kan, maar we zullen wat mij betreft weer snel naar een gezonde mix van digitaal en ‘met elkaar aan tafel’ groeien, want daar zit de absolute meerwaarde van ons werk. Namelijk producten echt op maat bij de klant brengen en houden”.

Combi van online en on-site

De eerste conclusie overall is dat er een heleboel zaken goed en makkelijk online met klanten besproken kunnen worden. Dat geldt vooral voor reguliere (voortgangs) overleggen. Bij demo’s, trainingen, workshops, salesgesprekken, implementatietesten en demo’s heeft aanwezigheid bij of met de klant veel voordelen.

Teamwork

In verband met de thuiswerksituatie werden bij Spectades tijdens afgelopen jaar teamcalls ingevoerd. Hierbij werd er per team wekelijks een update gegeven aan het personeel over wat er speelde op gebied van Corona(maatregelen) en de situatie van het bedrijf met betrekking tot techniek, projecten, sales en business. Dat werd zeer gewaardeerd en die info was nu beter dan toen iedereen druk met de eigen projecten bezig was op kantoor.

Resumé

Ondanks de afwachtende houding bij de pandemiestart is het uiteindelijk ook in de Coronatijd constant druk geweest bij Spectades. Lopende projecten vroegen veel tijd en nieuwe projecten moesten onder deze bijzondere omstandigheden worden opgestart. “Er ontstond in eerste instantie wat vertraging maar door lopende en nieuwe contracten was het altijd full speed,” aldus Manager Projecten Anil Laldjie. Daarnaast werd ervaren dat de druk op techniek steeds groter wordt. Internet moet het doen en digitale communicatieprogramma’s moeten goed werken en beschikbaar zijn.

Dit leidt voor de nabije toekomst voor Spectades tot het maken van de juiste keuzes tussen online en on-site werken. Jan Doorduin: ”Waar directe interactie beter werkt zullen we, als het in verband met gezondheid en van overheidswege mag, elkaar weer fysiek ontmoeten. Verder is het door nieuwe projecten en gezien de constante hoge werkbelasting van onze mensen, nu ook zaak om de al lang geplande uitbreidingsplannen door te zetten. Zoals we eigenlijk voor het uitbreken van de Corona reeds van plan waren namen we recent drie nieuwe mensen aan en er zijn gesprekken met nog twee kandidaten. Kortom: Nu, zowel online als bij de klant, sterk doorpakken met meer capaciteit en dus ook meer ruimte voor de mensen uit het vaste team”.