Snoep-multinational Cloetta kiest Spectades voor implementatie en integratie van Infor EAM

Cloetta zegt je waarschijnlijk niets, maar hun merken wel: Red Band Venco, Läkerol, Sportlife, Lonka zijn snoep- en kauwgummerken waar je in Noord-West Europa niet om heen kunt. Verder is het pand van Red Band in het Brabantse Roosendaal een prachtig stukje industrieel erfgoed en zelfs stijlicoon in de Spoorstraat, waar één van de Nederlandse fabrieken van de Zweedse beurs genoteerde multinational, is gevestigd. Met Spectades als partner implementeerde en integreerde Cloetta het assetmanagement programma Infor EAM en het ERP-programma Infor M3 met elkaar. Over het hoe en waarom, dit kijkje in de keuken.

Willem van der Velde is als Group Maintenance Manager van Cloetta verantwoordelijk voor deze belangrijke stap in de automatisering. Van der Velde: “Ik support vanuit mijn functie de Technisch Managers van onze zeven fabrieken in Zweden, Ierland, Slowakije, België en Nederland in de uitvoering van Asset Management. We werkten reeds bedrijfsbreed met Infor M3 als Enterprise Resource Planning-system. Dit om alle bedrijfsprocessen (voorraadsystemen, bedrijfsadministratie/-financiën en logistiek) zodanig met elkaar te verbinden dat al die informatie voor het hele bedrijf door en voor iedereen bruikbaar is. Dat betekent dat zo’n 2600 medewerkers in 11 landen op dat gebied dezelfde informatie aanvullen en gebruiken”.

Assetmanagement

“Op de zeven fabrieken is dat echter nog niet het geval. Daar maken we gebruik van verschillende Onderhoudsbeheersystemen voor onze gebouwen en machines. Daarom gingen we op zoek naar een assetmanagementsysteem wat toepasbaar is voor alle fabrieken en bij voorkeur te koppelen was aan Infor M3. Er waren twee producten in gebruik en in beeld. Met de Technisch Managers van de fabrieken hebben we de behoeftes voor zo’n systeem vastgelegd. Vervolgens hebben we betrokken leveranciers uitgenodigd en de toekomstbestendigheid getoetst. Op basis van ranking door de Technische Managers kwam Infor EAM als preferred supplier naar voren, in combinatie met de mobile workoffice en de Spectades Planning & Scheduling tool ”.

Infor EAM & Planning & Scheduling

Infor adviseerde ons om voor de implementatie en integratie van EAM en M3 samen te gaan werken met hun lokale integrator Spectades. Van der Velde: “Wij waren zeer gecharmeerd van het Kickstart-concept waarin we konden starten met een pre-configuratie die we vervolgens op maat konden maken naar de wensen van onze gebruikers. De visuele Planning & Scheduling tool die Spectades eerder bouwde was voor ons één van de doorslaggevende argumenten om voor Infor en Spectades te kiezen. Want deze tool geeft ons de mogelijkheid om als organisatie betrouwbaarder en kostenefficiënt om te gaan met onze belangrijkste asset “onze mensen”. Vanuit het Kickstart-programma hebben we samen met onze key-users, ICT en Spectades EAM op maat gemaakt, Planning & Scheduling Suite meegenomen en de integratie met M3 opgepakt voor de proeflocatie in Roosendaal”.

M3 & EAM

Voor Cloetta is het belangrijk dat na de testlocatie de integratie en implementatie van de systemen op alle fabrieken integraal toegepast kan worden. Simpel voorbeeld is dat inkoop van onderdelen en grondstoffen bedrijfsbreed geschied via M3 en vervolgens direct terug te vinden is in EAM, zodat je actueel op de hoogte bent van de voorraden en dit ook financieel direct doorberekend is. Daarnaast zijn de programma’s bedrijfsbreed in het Engels, Zweeds, Nederlands en Slowaaks beschikbaar. “We denken door deze centrale inkoop en registratie op termijn grote voordelen te kunnen behalen op gebied van inkoop en voorraadbeheer”, vervolgt Willem. “Door koppeling van de systemen zijn alle bedrijfsprocessen en de personeels- en onderhoudsplanning geïntegreerd waardoor echt alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden zijn. Hierdoor is alle vergaarde informatie direct beschikbaar in de ‘mobile workoffice’. Dit laatste vooral ook omdat we onderhoudsmensen zaken direct kunnen laten vastleggen op hun tablet en waar nodig foto’s kunnen laten toevoegen. Zo voorkom je dat een monteur aan het einde van de dag nog even snel zijn kladbriefjes in de systemen moet invoeren. Verder heb je met de Planning & Scheduling Suite direct je werk- en personeelsplanning inzichtelijk. Wat snel plannen en de juiste mensen inzetten veel makkelijker maakt dan in een apart systeem”.

Uitdagingen tijdens de reis

Hoewel M3 en EAM beiden Infor-producten zijn, bleek integratie van de systemen niet altijd een ABC’tje. “Er was veel samenwerking nodig tussen de mensen van Spectades en onze ICT mensen vanuit Zweden. Spectades leverde met verschillende specialisten de benodigde kennis, mens- en denkkracht, werkte nauw samen met onze ICT’ers en de contacten met Maurice Lapré als aanspreekpunt waren prima”, benadrukt van der Velde.

Maurice Lapré: “Ik ben de projectmanager op dit mooie project. Ik stuur vanuit Spectades ons team aan dat verder bestaat uit functionele en technische specialisten. Ik onderhield het directe contact met Willem en stemde met hem de planning af. Onze specialisten hadden direct contact met de ICTmensen van Cloetta in Zweden”. Willem vervolgt: “Wij hadden gehoopt dat de systemen vrij eenvoudig ‘aan elkaar te knopen’ waren maar er was in nauw contact tussen onze ICT’ers en het Spectades-team veel aanvullend maatwerk nodig. Zo spraken de twee systemen eigenlijk verschillende ‘talen’ en overleg werd door de Covid-situatie altijd digitaal gevoerd. Reizen naar elkaar en even een gezamenlijke internationale live-sessie houden was niet mogelijk. Dit maakte de reis naar de integratie zeker niet makkelijker”. Dit wordt onderschreven door Maurice. “De oplossingen om de communicatie tussen beide systemen mogelijk te maken werd gevonden in samenspraak met de klant. De communicatie was door Corona inderdaad lastiger dan anders. Er waren uitgebreide digitale sessies met elkaar, maar dat is toch anders dan wanneer je samen aan tafel zit en elkaar, door persoonlijk contact, steeds beter leert kennen. Maar de samenwerking kwam goed op stoom en door de maatwerkoplossingen bleken de systemen prima te integreren”.

Samenwerking

Ondanks de uitdagingen is het nu zover dat na een goed verlopen User Acceptance Test, in juni de livetest van de geïntegreerde systemen kan starten in Roosendaal. “Wij hadden veel meer eisen dan bij een standaard implementatie of integratie. Wij wilden maatwerk om voor onze gebruikers een optimale acceptatie te realiseren. Daarin vonden we goede partner in Spectades. Daarom ben ik dankbaar met het voorlopige resultaat en heb vertrouwen in de testperiode in Roosendaal”, aldus Willem van der Velde.
Dus: op naar de testperiode in de oude Red Band – locatie aan de Spoorstraat in Roosendaal. Daar zal drie maanden worden gedraaid met de geïntegreerde systemen en de beslissing worden genomen hoe en wanneer het systeem zal worden uitgerold naar de overige fabrieken in Zweden, Ierland, België, Slowakije en naar de tweede vestiging in Roosendaal.

Voor nadere informatie over Cloetta en hun overheerlijke en o zo bekende producten kijk je op www.cloetta.com/en/